این مطلب جدیدی از یکی از دوستان است که در نوع خود بسیار جالب است. متشکرم و منتظر مطالب بعدی.
ابو حسین
قسمت (1)
تحلیل سخنرانی آقای دکتر دهقان در نشست بررسی فرآیندهای معاونت توسعه مدیریت و امور مجلس
الف ) مشکلات:
1. با توجه به آنکه در سال گذشته فرآیند معاونت تصویب و ابلاغ شده بود و در این جلسه فرآیندهایی اعلام شد که یا قبلاً نبوده یا متفاوت با قبل بوده ، لذا آقای دهقان نسبت به آن واکنش نشان داده و اعلام می دارد که " از زمان تصویب فرآیندها در سازمان تا به امروز کار جدی انجام نیافته است چرا که اگر انجام می یافت ما امروز چنین مشکلی نداشتیم."
در تحلیل این مسئله می توان سوالاتی را به شرح زیر مطرح نمود و با پاسخ گویی به آنها ، به شناخت بهتری نسبت به وضعیت موجود و آیندة پس از استقرار فرآیندها رسید.
· آیا فرآیندهایی که در سال گذشته مصوب شد زمینه علمی و کارشناسی نداشته است که دستخوش تغییر شده است ؟
· آیا فرآیندهایی ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? عینی و بر اساس داده های واحدهای مجری و اصلی تهیه نشده بود؟
· مسؤلیت این کوتاهی و اهمال با کیست ؟
· هزینه های تحمیل شده به سازمان اعم از مادی و غیر مادی به چه میزان است ؟
· این هزینه های تحمیل شده از چه نوعی است ؟ (انسانی ، ما لی ، ابزار ، تجهیزات ، زمان ، مکان ، فرصت های از بین رفته ، تهدیدات افزایش یافته ، تبدیل شدن نقاط قوت در سازمان به نقاط ضعف و .....)
· اگر فرآیندهای باز مهندسی شده همان فرآیندهای احصاء شده و اولیه باشد پس طی این حداقل یکسال چه کاری انجام شده ؟
به نظر می رسد که ریاست سازمان به برخی از این ابهامات پاسخ داده اما جوابی یا پاسخی برای موارد دیگر ندارد . برای مثال ایشان می فرمایند " از زمان تصویب فرآیندها در سازمان تا به امروز کار جدی انجام نیافته است " یعنی هم در آن زمان کار علمی ، کارشناسی و عینی انجام نشده و هم طی این مدت کار جدی صورت نگرفته. از آنجایی که در هر سازمان ، مسؤلیت تحول با ریاست سازمان یا رئیس شورای تحول اداری و ریاست مرکز نوسازی و تحول اداری است ، بنابراین مسؤلیت این کوتاهی و هزینه های مترتب به آن برعهده آنها می باشد . برای تعیین مقدار و نوع هزینه ها نیاز به حسا برسی ، کارشناسی و قضاوت از خارج از سازمان است امّا قدر مسلم آن است که هیچکس نمی تواند آن را جبران کند. در پاسخ به سؤال آخر هم با توجه به نظر رؤسای فرآیندهای تمامی معاونتها " فرآیندهای باز مهندسی شده همان فرآیندهای گذشته است و فقط با تغییر واژه ها اسم آن را عوض کرده اند و از سوی دیگر در مقابل حذف فرآیندهای گذشته ، آنها را به عنوان پیش نیاز آورده اند " پس طی یکسال گذشته فقط هزینه قرارداد ها را داده ایم ولی منفعتی نبرده ایم و خروجی نداشته ایم با توجه به آنکه قرار بوده مرکز استقرار فرآیندهای مطلوب و مر کز نوسازی و تحول اداری ، فرآیندهای کاری را به همراه زیر فرآیندها ی آن کدینگ کنند و تا ایستگاه کاری پیش روند و این مهم صورت نگرفته است . ریاست سازمان در اعتراض به این وضعیت می فرمایند " استاندارد کاری در مرکز نوسازی اعمال نشده " بنابراین در همین رابطه سؤالاتی به شرح ذیل مطرح است .
· آیا قرار و مدارهای گذشته به عنوان مصوبه شورای تحول و لازم الاجراء نبوده است ؟
· علل عدم انجام وظیفه محول شده چیست ؟
· مسؤلیت اعمال نشدن استاندارد کاری با کیست ؟
· هزینه های آن به چه میزان ، از چه نوع و دارای چه تأثیری در سازمان است ؟
· فرآیند برون سپاری این فرایند چگونه انجام شد ؟
· مسؤلیت آن با چه کسی بوده ؟
· چه میزان برای قرارداد آن هزینه شده ؟
· ناظر آن چه کسی بوده ؟
به نظر می رسد جملة آقای دهقان بخش عمده این سؤالات را پاسخ داده و معلوم است که مصوبه و لازم الاجراء بوده و مسؤلیت آن با رئیس مرکز نوسازی است و علل عدم انجام وظیفه ، نیز فرایند قبلی است که علمی و کارشناسی نشده به مرکز نوسازی داده شد و مسؤلیت برون سپاری قبلی و بعدی نیز بترتیب برعهده شورای تحول و بعد نیز برعهده مرکز نوسازی است و برآورد هزینه های آن نیز نیاز به وجدان بیدار و آگاه دارد که در سازمان هرچه با فانوس بگردی ، نخواهی یافت مگر آنکه به نخبه گان جامعه هدف سپرده شود که می داند اینگونه اهمال ها چه بر سر زندگی آنها آورده است.
2. در تعیین اشکالات دیگر ، ریاست سازمان می فرمایند "ما هنوز به ادبیات واحد و استاندارد واحدی نرسیده ایم " و "در مرکز نوسازی باید جایی برای ارزیابی و ممیزی کارها وجود داشته باشد " و " مرکز نوسازی همانگونه که قبلاً نیز گفته بودیم باید فرایند تدوین فرآیندها را تدوین کند ". بیان این اشکالات ، نگاه موشکافانه ای به مقولات فرهنگ سازی تحولی ، استاندارد سازی ، ارزیابی ، ممیزی ، فرایند تدوین فرآیندها قبل از ورود به بحث فرآیندها دارد که مسؤلیت همة آنها نیز برعهده مرکز نوسازی و تحول اداری است و نشان می دهد که ریاست سازمان نیز معتقد به بستر سازی علمی قبل از ورود به مسائل تحولی مثل معماری سازمانی و باز مهندسی فرآیندها دارد. ولی باز هم سوالاتی مطرح می شود که ممکن است این نگاه خوش بینانه به ریاست سازمان را زیر سؤال ببرد.
· اگر ریاست سازمان به این مسائل زیربنایی در استراتژی تحولی معتقد است ، چرا برای عدم تحقق آن فکری نمی کند ؟
· چرا تیم فکری و عملیاتی را که با خود هماهنگ نیست عوض نمی کند؟
· چرا اختلال کنند گان در مسیر تحول سازمانی را مجازات نمی کنند ؟
· چرا یک فرد با نگاه استراتژیک مثل ریاست سازمان به مشکلات دوران گذار از تدوین استراتژیها به عملیاتی کردن استراتژی ها پی نمی برد ؟ و در جهت رفع آنها نمی کوشد؟
در پاسخ به این سؤالات ، دو جواب بیشتر متصور نیست. یا ریاست سازمان دارای نگاه استراتژیکی ، علمی و کارشناسی نیست و به آنچه که می گوید باور ندارد و بازگو کننده ی نظرات دیگران است و یا می داند ولی نمی تواند که در هر صورت ، فاقد یکی از فاکتورهای اصلی مدیریت است ، بنابراین باید بگذارد و .....البته آثار سوء مدیریت خود را هم بپردازد و قبل از آنکه سازمان به ویرانه تبدیل شود آن را به صاحب اصلی آن پس بدهد.
